Оформление материальной ответственности главного бухгалтера за ущерб, причинённый ошибками в отчётности

1. Общие условия привлечения к материальной ответственности

Согласно статье 400 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК), работник может быть привлечён к материальной ответственности при одновременном наличии следующих условий:

1. Ущерб, причинённый нанимателю при исполнении трудовых обязанностей;
2. Противоправность поведения (действия или бездействия) работника;
3. Причинная связь между противоправным поведением и возникшим ущербом;
4. Вина работника.

Источник: Трудовой кодекс Республики Беларусь, Раздел V → Глава 37 → Статья 400. URL: etalonline.by

Ошибки в отчётности, повлёкшие, например, доначисление налогов, пени, штрафов со стороны контролирующих органов, образуют прямой действительный ущерб нанимателю — именно такой ущерб подлежит возмещению в рамках трудовых правоотношений (в отличие от упущенной выгоды, которая по трудовому законодательству не взыскивается).

2. Вид материальной ответственности: ограниченная или полная?

2.1. Ограниченная материальная ответственность (общее правило)

По общему правилу работники несут ограниченную материальную ответственность — в размере причинённого по их вине ущерба, но не свыше среднего месячного заработка работника.

Статья 403 ТК: «Ограниченную материальную ответственность несут: работники — в размере причиненного по их вине ущерба, но не свыше своего среднего месячного заработка за порчу или уничтожение…»

Источник: Трудовой кодекс Республики Беларусь, Раздел V → Глава 37 → Статья 403. URL: etalonline.by

Если сумма ущерба от ошибок в отчётности (штрафы, пени, доначисленные налоги) превышает средний месячный заработок главного бухгалтера, а полная материальная ответственность не оформлена надлежащим образом, взыскание возможно только в пределах среднего месячного заработка.

2.2. Полная материальная ответственность

Статья 404 ТК устанавливает, что работники несут материальную ответственность в полном размере ущерба в случаях, когда между работником и нанимателем заключён письменный договор о полной материальной ответственности в соответствии со статьёй 405 ТК, а также в иных предусмотренных законом случаях (например, причинение ущерба в результате преступления, установленного приговором суда; причинение ущерба не при исполнении трудовых обязанностей и др.).

Источник: Трудовой кодекс Республики Беларусь, Раздел V → Глава 37 → Статья 404. URL: etalonline.by

3. Заключение договора о полной материальной ответственности с главным бухгалтером

3.1. Условия заключения договора

Статья 405 ТК предусматривает, что письменные договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены нанимателем с работниками, достигшими 18 лет, занимающими должности служащих или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей.

Источник: Трудовой кодекс Республики Беларусь, Раздел V → Глава 37 → Статья 405. URL: etalonline.by

3.2. Включение должности главного бухгалтера в перечень

Договор о полной материальной ответственности с главным бухгалтером может быть заключён только при соблюдении следующих условий:

Важно: Должность главного бухгалтера связана с обработкой и применением в процессе производства переданных ценностей (денежных средств, расчётов, отчётности), поэтому при надлежащем включении её в локальный перечень наниматель вправе заключить с главным бухгалтером письменный договор о полной материальной ответственности.

4. Порядок оформления и привлечения к ответственности

Шаг 1. Локальное нормотворчество

Наниматель издаёт локальный нормативный правовой акт (приказ, положение), утверждающий перечень должностей служащих и работ, при замещении (выполнении) которых могут заключаться договоры о полной материальной ответственности. В этот перечень включается должность «главный бухгалтер».

Основание: ч. 5 ст. 405 ТК — «наниматель вправе на основании коллективного договора, а при его отсутствии — самостоятельно утверждать перечень должностей служащих и работ…»

Шаг 2. Заключение договора

После утверждения перечня и при приёме на работу (или в процессе работы) наниматель заключает с главным бухгалтером письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Договор подписывается обеими сторонами.

Шаг 3. Установление ущерба и его причин

При обнаружении ущерба (например, при получении налоговым органом решения о доначислении налогов и пеней из-за ошибок в отчётности) наниматель обязан:

• Провести проверку для установления размера причинённого ущерба и причин его возникновения (ст. 400 ТК);
• Истребовать от работника письменное объяснение;
• Установить наличие всех четырёх условий материальной ответственности (ущерб, противоправность, причинная связь, вина).

Шаг 4. Взыскание ущерба

В зависимости от размера ущерба:

• В пределах среднего месячного заработка — взыскание производится по распоряжению нанимателя (ст. 403 ТК);
• Свыше среднего месячного заработка (при наличии договора о полной материальной ответственности) — взыскание производится через суд, если работник не возмещает ущерб добровольно (ст. 401, 404 ТК).

Статья 401 ТК: «Работник, причинивший ущерб, может добровольно возместить его полностью или частично. С согласия нанимателя работник может передать для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное.»

Источник: Трудовой кодекс Республики Беларусь, Раздел V → Глава 37 → Статья 401. URL: etalonline.by

5. Административная ответственность

Помимо материальной ответственности по трудовому праву, ошибки в ведении бухгалтерского учёта и составлении отчётности могут повлечь административную ответственность должностного лица.

Статья 12.32 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях устанавливает ответственность за нарушение должностным лицом юридического лица установленного порядка ведения бухгалтерского учёта и составления отчётности.

Источник: Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях, Глава 12 → Статья 12.32. URL: etalonline.by

6. Практические рекомендации

Вывод

Для оформления материальной ответственности главного бухгалтера за ущерб, причинённый ошибками в отчётности, нанимателю необходимо:

1. Утвердить локальный перечень должностей, при замещении которых может заключаться договор о полной материальной ответственности, включив в него должность главного бухгалтера (ст. 405 ТК);
2. Заключить письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности с главным бухгалтером (ст. 404, 405 ТК);
3. При причинении ущерба — соблюсти процедуру установления размера ущерба, причин его возникновения, истребования объяснения и привлечения к ответственности (ст. 400, 401 ТК).

Без надлежащего оформления договора о полной материальной ответственности главный бухгалтер будет нести лишь ограниченную материальную ответственность — в пределах среднего месячного заработка (ст. 403 ТК), что может оказаться недостаточным для покрытия ущерба от существенных ошибок в отчётности.