Хранение рассмотренных дел в архиве суда Республики Беларусь

Правовая основа

Организация архивного хранения судебных дел в Республике Беларусь регулируется комплексом нормативных актов:

Законодательные акты:

• Кодекс Республики Беларусь от 29.06.2006 № 139-З «Кодекс Республики Беларусь о судоустройстве и статусе судей» (общие основы организации деятельности судов);
• Кодекс Республики Беларусь от 11.03.2024 № 359-З «Кодекс гражданского судопроизводства Республики Беларусь» — ст. 204 «Хранение вещественных доказательств» (etalonline.by);
• Уголовно-процессуальный кодекс от 16.07.1999 № 295-З — ст. 97 «Хранение вещественных доказательств» (etalonline.by);
• Процессуально-исполнительный кодекс об административных правонарушениях от 06.01.2021 № 92-З — ст. 6.9;
• Закон Республики Беларусь от 22.11.2011 № 305-З «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь».

Ведомственные акты:

• Инструкция по делопроизводству в районных (городских) судах Республики Беларусь, утвержденная приказом Председателя Верховного Суда Республики Беларусь от 20.09.2018 № 74 (текст);
• Инструкция по делопроизводству в областных, Минском городском, Белорусском военном судах (постановление Минюста от 23.04.2013 № 66).

Основные правила организации хранения

1. Организация архива суда. В каждом суде создается архив, в котором сосредотачиваются рассмотренные (оконченные) дела и другие документы. Ответственность за состояние архива и сохранность документов несет председатель суда; непосредственное ведение архива возлагается на работника канцелярии суда. Все работники суда несут ответственность за сохранность документов и неразглашение содержащейся в них информации (п. 3 Инструкции № 74).

2. Передача дел в архив. После вступления судебных постановлений в законную силу и окончания производства по делу материалы передаются из производства судей в архив суда. Дела передаются по учетным документам (реестрам, описям), что обеспечивает непрерывность учета движения каждого дела.

3. Учет и оформление дел. Дела в архиве:

• прошиваются, листы нумеруются, к делу прилагается внутренняя опись;
• учитываются в книгах (журналах) учета дел и нарядов;
• распределяются на дела постоянного и временного хранения;
• на дела составляются описи (годовые разделы сводных описей), утверждаемые в установленном порядке.

4. Сроки хранения. Сроки хранения судебных дел и нарядов определяются перечнями документов, образующихся в деятельности судов, с указанием сроков хранения. Дела постоянного хранения не подлежат уничтожению; дела временного хранения хранятся до истечения установленного срока.

5. Экспертиза ценности документов. В суде действует экспертная комиссия (ЭК), которая проводит отбор дел: на постоянное (государственное) хранение, на длительное хранение либо к уничтожению. Уничтожение дел оформляется актом, утверждаемым председателем суда, и допускается только после истечения сроков хранения.

6. Условия хранения. Дела размещаются в специально отведенных помещениях (архивохранилищах), обеспечивающих их сохранность: защиту от огня, влаги, несанкционированного доступа. Архивное хранение подчиняется требованиям законодательства об архивном деле (Закон № 305-З).

7. Выдача дел из архива. Подлинники дел из архива выдаются, как правило, только по разрешению председателя суда (прокурору, суду вышестоящей инстанции и т. п.) с обязательной регистрацией; гражданам из дела выдаются заверенные копии документов, а ознакомление с материалами дела производится в помещении суда.

8. Передача в государственные архивы. Дела, содержащие сведения исторической, научной, культурной ценности, по актам приема-передачи передаются на постоянное хранение в государственные архивные учреждения в составе Национального архивного фонда Республики Беларусь.

9. Вещественные доказательства. Согласно ст. 204 ГПК 2024 г., вещественные доказательства хранятся в деле или отдельно от него в помещении суда; громоздкие предметы могут оставляться по месту нахождения и передаваться на хранение владельцам либо другим лицам с подробным описанием в протоколе, опечатыванием и фиксацией посредством фото- и видеосъемки.

Вывод

Хранение рассмотренных дел в архиве суда организуется по принципам централизованного архивного учета: председатель суда отвечает за сохранность, дела передаются в архив после вступления решений в законную силу, учитываются по описям и книгам, хранятся в оборудованных помещениях в течение установленных перечнями сроков, а по итогам экспертизы ценности либо передаются в государственные архивы, либо уничтожаются по актам. Детальный порядок установлен инструкциями по делопроизводству, утверждаемыми Верховным Судом и Министерством юстиции Республики Беларусь.