Какие меры принимаются для сохранности судебных дел в Республике Беларусь?

Меры по обеспечению сохранности судебных дел в Республике Беларусь

1. Правовая основа

Сохранность судебных дел в Республике Беларусь обеспечивается системой нормативного регулирования, включающей:

• Закон Республики Беларусь от 22 ноября 2011 г. № 326-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» — базовый акт, устанавливающий обязанности государственных органов (включая суды) по обеспечению сохранности архивных документов, требования к архивохранилищам, порядку учета, экспертизы ценности и передачи документов на государственное хранение;
• Кодекс Республики Беларусь от 29 июня 2006 г. № 139-З «Кодекс Республики Беларусь о судоустройстве и статусе судей» — определяет организацию работы судов, в том числе полномочия председателей судов по организации делопроизводства и архивной работы (https://etalonline.by/document/?regnum=hk0600139);
• Кодекс Республики Беларусь от 11 марта 2024 г. № 359-З «Кодекс гражданского судопроизводства Республики Беларусь», ст. 204 — устанавливает правила хранения вещественных доказательств в суде (https://etalonline.by/document/?regnum=hk2400359);
• Уголовно-процессуальный кодекс Республики Беларусь от 16 июля 1999 г. № 295-З — регулирует сохранность имущества и доказательств по уголовным делам (например, ст. 197 — меры по обеспечению сохранности имущества и жилища обвиняемых);
• ведомственные акты Верховного Суда Республики Беларусь (инструкции по делопроизводству и ведению архива в судах), детализирующие порядок хранения судебных дел.

2. Основные меры сохранности

Организационные меры:

• в каждом суде создается архив, за состояние которого отвечает председатель суда; назначаются работники, ответственные за ведение архива и делопроизводства;
• ведение номенклатуры дел, описей и учетной документации (книги учета поступления и выбытия дел, книги выдачи дел из архива).

Материально-технические меры:

• судебные дела хранятся в специально оборудованных архивохранилищах (помещениях), отвечающих требованиям пожарной безопасности, охраны, соблюдения температурно-влажностного режима, защиты от света, пыли и доступа посторонних лиц;
• дела систематизируются и размещаются в запираемых шкафах/стеллажах, помещения опечатываются.

Меры учета и контроля доступа:

• строгий учет каждого дела: регистрация, присвоение номеров, ведение описей;
• выдача дел из архива допускается только в установленном порядке (как правило, с разрешения председателя суда) под расписку с обязательной регистрацией и контролем возврата; вынос дел за пределы суда, как правило, запрещен;
• вещественные доказательства хранятся в деле либо отдельно от него в помещении суда; громоздкие предметы, не подлежащие доставке в суд, оставляются по месту нахождения и передаются на хранение владельцам либо другим лицам — при этом они подробно описываются в протоколе осмотра, опечатываются, а при необходимости фиксируются посредством фото- и видеосъемки (ст. 204 ГПК № 359-З).

Меры, связанные с экспертизой ценности и дальнейшей судьбой дел:

• по окончании производства по делу и истечении установленных сроков хранения проводится экспертиза ценности документов;
• дела постоянного и длительного хранения передаются в государственные архивы в порядке, установленном законодательством об архивном деле;
• уничтожение утративших значение дел допускается только по результатам экспертизы с составлением и утверждением соответствующих актов — произвольное уничтожение судебных дел запрещено.

Ответственность:

• за утрату, порчу или незаконное уничтожение судебных дел и архивных документов предусмотрена дисциплинарная, административная и уголовная ответственность должностных лиц.

3. Важное примечание

Приведенная выше база законодательства, доступная для поиска, содержит лишь отдельные процессуальные нормы (например, ст. 204 ГПК о хранении вещественных доказательств); полный текст Закона № 326-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» и ведомственных инструкций Верховного Суда в результатах поиска не представлен, поэтому точные реквизиты и номера конкретных пунктов этих актов рекомендуется проверить по официальным источникам (pravo.by, etalonline.by). Общие принципы и перечень мер, изложенные выше, соответствуют действующей системе правового регулирования сохранности судебных дел в Республике Беларусь.