Какие сроки хранения документов установлены для государственных архивов Республики Беларусь?

Сроки хранения документов в государственных архивах Республики Беларусь

1. Правовая основа

Основным актом, регулирующим вопросы хранения архивных документов, является Закон Республики Беларусь от 22 ноября 2011 г. № 305-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (эталонный текст: https://etalonline.by/document/?regnum=h11100305).

⚠️ Оговорка о полноте данных: профильный закон № 305-З в результатах поиска по базе кодексов не отразился (поиск возвращал лишь смежные акты), поэтому ниже положения закона приведены по его устоявшимся редакционным нормам; точную действующую редакцию рекомендуется сверить по эталонному банку данных pravo.by / etalonline.by. Напротив, положение Избирательного кодекса (п. 5 ниже) подтверждено результатами поиска в базе.

2. Общий принцип: постоянное хранение

Документы Национального архивного фонда и иные историко-культурные ценности, поступившие в государственные архивы, хранятся постоянно (бессрочно) — государственные архивы являются основными хранителями документов постоянного хранения. Сроки временного хранения устанавливаются лишь для документов, находящихся в организациях до их передачи на постоянное хранение в государственные архивы (ст. 25–26 Закона № 305-З).

3. Сроки временного хранения документов в организациях до передачи в государственные архивы (ст. 26 Закона № 305-З)

4. Сроки по видам документов

Конкретные сроки хранения отдельных категорий документов (1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 75 лет, постоянно и т.д.) определяются перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения, утверждаемыми Министерством юстиции Республики Беларусь, в ходе экспертизы ценности документов.

5. Отраслевой пример (подтверждено базой законодательства)

Избирательный кодекс Республики Беларусь от 11.02.2000 № 370-З, ст. 155¹ «Порядок хранения документов по выборам, референдуму, отзыву депутата, члена Совета Республики» (https://etalonline.by/document/?regnum=hk0000370):

• протоколы и документы областных, Минской городской, окружных комиссий хранятся в исполкомах 10 лет, затем передаются в государственные архивы;
• протоколы районных, городских, поселковых, сельских и участковых комиссий хранятся 5 лет, затем в составе фондов этих органов передаются в государственные архивы;
• подписные листы и документы Центральной комиссии хранятся по законодательству об архивном деле и делопроизводстве.

Вывод

В государственных архивах Республики Беларусь документы Национального архивного фонда хранятся постоянно; сроки же временного хранения (10 лет — для документов НАФ в организациях, 75 лет — для документов по личному составу, 5 лет, 3 года, 1 год, 3 месяца — для отдельных категорий) действуют до передачи документов на постоянное хранение либо до их уничтожения в установленном порядке.

Источники: Закон от 22.11.2011 № 305-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (ст. 25–26); Избирательный кодекс от 11.02.2000 № 370-З, ст. 155¹.