Требования к сохранению архивных документов в Республике Беларусь

Правовая основа

Основным нормативным правовым актом, регулирующим вопросы архивного дела и делопроизводства в Республике Беларусь, является Закон Республики Беларусь от 6 ноября 2020 г. № 7-З «Об архивном деле и делопроизводстве», который пришёл на смену ранее действовавшему Закону «О Национальном архивном фонде и архивах Республики Беларусь».

К сожалению, полный текст данного Закона не был найден в доступной базе правовых документов, однако на основе найденных ссылочных норм и общих положений законодательства Республики Беларусь можно сформулировать следующие ключевые требования.

Найденные правовые нормы

1. Ссылка на законодательство об архивном деле и делопроизводстве

В статье 1551 Избирательного кодекса Республики Беларусь (от 11 февраля 2000 г. № 370-З) прямо указано:

«Порядок хранения, передачи в архив документов Центральной комиссии осуществляется в соответствии с законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства».

Документы комиссий по выборам Президента Республики Беларусь, избирательных комиссий, комиссий по референдуму, по проведению голосования об отзыве депутата после завершения выборов хранятся в порядке, установленном данным законодательством.

Источник: Избирательный кодекс Республики Беларусь, ст. 1551 — etalonline.by

2. Финансирование архивов из бюджета

В соответствии с статьёй 46 Бюджетного кодекса Республики Беларусь (от 16 июля 2008 г. № 412-З), из бюджетов базового уровня финансируются, в частности:

«обеспечение функционирования районных, городских архивов, в том числе для хранения документов по личному составу».

Это подтверждает, что государство несёт обязанность по финансовому обеспечению надлежащего хранения архивных документов, включая документы по личному составу.

Источник: Бюджетный кодекс Республики Беларусь, ст. 46 — etalonline.by

3. Хранение документов как предмет договора

Гражданский кодекс Республики Беларусь (ст. 778) и Банковский кодекс Республики Беларусь (ст. 278) регулируют договорные отношения по хранению документов:

• По договору банковского хранения (ст. 278 Банковского кодекса) одна сторона (хранитель) обязуется за вознаграждение хранить переданные ей другой стороной (поклажедателем) документы и ценности и возвратить их поклажедателю в сохранности.
• Договор банковского хранения должен быть заключён в письменной форме (ст. 280 Банковского кодекса).

Источник: Банковский кодекс Республики Беларусь, ст. 278, 280 — etalonline.by

Общие требования к сохранению архивных документов

(на основе законодательства Республики Беларусь)

На основании вышеизложенного и общих принципов архивного законодательства Республики Беларусь, требования к сохранению архивных документов включают:

⚠️ Ограничение

Полный текст Закона Республики Беларусь от 6 ноября 2020 г. № 7-З «Об архивном деле и делопроизводстве» — основного акта, детально регламентирующего требования к обеспечению сохранности архивных документов (температурно-влажностный режим, освещённость, пожарная безопасность, защита от биоповреждений, страховое копирование и др.), — не был обнаружен в доступной базе правовых документов. Для получения исчерпывающей информации о конкретных требованиях к условиям хранения архивных документов (СанПиН, ГОСТ, правила хранения и др.) рекомендуется обратиться к:

• Официальному тексту Закона № 7-З на портале pravo.by;
• Нормативным актам Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь;
• Соответствующим ГОСТам и СТБ, регламентирующим технические требования к хранению архивных документов.