Порядок хранения электронных документов и электронных счетов-фактур в Республике Беларусь

Хранение электронных документов и электронных счетов-фактур в Республике Беларусь регулируется комплексом нормативных правовых актов, образующих многоуровневую систему: от законов до ведомственных инструкций.

1. Правовая основа электронного документооборота

Закон Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. № 113-З

«Об электронном документе и электронной цифровой подписи»

Данный Закон устанавливает правовые основы применения электронных документов, определяет основные требования, предъявляемые к электронным документам, а также правовые условия использования электронной цифровой подписи (ЭЦП). Электронный документ с ЭЦП при соблюдении установленных Законом условий приравнивается по юридической силе к документу на бумажном носителе с собственноручной подписью.

Источник: Закон № 113-З от 28.12.2009

2. Архивное законодательство и делопроизводство

Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З

«Об архивном деле и делопроизводстве»

Данный Закон регулирует отношения, связанные с организацией архивного дела и делопроизводства, в том числе в отношении электронных документов. Согласно части первой статьи 26 Закона, Министерство юстиции Республики Беларусь уполномочено устанавливать порядок работы с электронными документами в государственных органах и иных организациях.

Источник: Закон № 323-З от 25.11.2011

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 г. № 19

«Об утверждении Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях»

Данная Инструкция детально регламентирует порядок создания, обработки, хранения и использования электронных документов в государственных органах и иных организациях. Инструкция устанавливает:

• порядок приёма, регистрации и передачи электронных документов;
• требования к системам хранения электронных документов;
• порядок обеспечения сохранности электронных документов;
• порядок передачи электронных документов на архивное хранение;
• сроки хранения электронных документов (применяются те же сроки, что и для аналогичных документов на бумажных носителях, если иное не установлено законодательством).

Источник: Постановление Минюста № 19 от 06.02.2019

3. Порядок хранения электронных счетов-фактур

Статья 131 Налогового кодекса Республики Беларусь (Особенная часть)

«Электронный счет-фактура»

Согласно статье 131 Налогового кодекса, электронный счет-фактура является обязательным электронным документом для всех плательщиков (если иное не установлено статьёй), служащим основанием для принятия плательщиком к вычету сумм налога на добавленную стоимость.

Ключевое положение:

«Создание (в том числе заполнение), выставление (направление), получение, подписание и хранение электронного счета-фактуры осуществляется в порядке, установленном Министерством по налогам и сборам».

Таким образом, Налоговый кодекс делегирует детальное регулирование порядка хранения электронных счетов-фактур Министерству по налогам и сборам.

Источник: Статья 131 НК РБ (Особенная часть) — Кодекс Республики Беларусь от 29 декабря 2009 г. № 71-З

Постановление Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 25 апреля 2016 г. № 15

«Об установлении формы электронного счета-фактуры и утверждении Инструкции о порядке создания (в том числе заполнения), выставления (направления), получения, подписания и хранения электронного счета-фактуры»

Данное постановление утверждает Инструкцию, которая детально регламентирует все этапы жизненного цикла электронного счета-фактуры, включая порядок его хранения. Инструкция устанавливает:

• форму электронного счета-фактуры;
• порядок создания и заполнения;
• порядок выставления (направления) через Портал электронных счетов-фактур — информационный ресурс Министерства по налогам и сборам;
• порядок получения и подписания электронного счета-фактуры;
• порядок хранения электронных счетов-фактур плательщиками.

Источник: Постановление МНС № 15 от 25.04.2016

4. Взаимосвязь с другими нормами Налогового кодекса

Статья 130 НК РБ (Особенная часть)

«Сумма налога на добавленную стоимость, предъявляемая плательщиком покупателю»

Устанавливает, что в электронных счетах-фактурах и первичных учётных (расчётных) документах соответствующие сумма и ставка НДС выделяются отдельной строкой, что подчёркивает значимость корректного оформления и хранения данных документов.

Источник: Статья 130 НК РБ (Особенная часть)

Статья 132 НК РБ (Особенная часть)

«Налоговые вычеты»

Определяет, что налоговыми вычетами признаются суммы НДС, предъявленные продавцами плательщикам к оплате. Основанием для вычета служит именно электронный счет-фактура, что делает её надлежащее хранение критически важным для реализации налоговых прав плательщика.

Источник: Статья 132 НК РБ (Особенная часть)

Статья 133 НК РБ (Особенная часть)

«Порядок применения налоговых вычетов»

Регламентирует механизм вычета сумм НДС нарастающим итогом, который осуществляется на основании электронных счетов-фактур.

Источник: Статья 133 НК РБ (Особенная часть)

5. Ответственность за нарушение порядка хранения и представления документов

Статья 14.6 КоАП Республики Беларусь

«Непредставление документов и иных сведений для осуществления налогового контроля либо представление недостоверных сведений»

Непредставление в установленный срок плательщиком, налоговым агентом или иным лицом в налоговый орган документов и сведений, которые они обязаны представлять в соответствии с налоговым законодательством, влечёт наложение штрафа в размере до 20 базовых величин.

Представление документов, содержащих недостоверные данные, если это повлияло или могло повлиять на правильность применения налоговым органом налогового законодательства, влечёт наложение штрафа в размере от 2 до 30 базовых величин.

Источник: Статья 14.6 КоАП РБ — Кодекс Республики Беларусь от 6 января 2021 г. № 91-З

6. Обобщение: ключевые принципы хранения

Вывод

Порядок хранения электронных документов и электронных счетов-фактур в Республике Беларусь основывается на трёхуровневой системе нормативного регулирования:

1. Законодательный уровень — Законы «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (№ 113-З) и «Об архивном деле и делопроизводстве» (№ 323-З), а также Налоговый кодекс (ст. 130–133) устанавливают фундаментальные принципы и требования.

2. Ведомственный уровень (архивное делопроизводство) — Инструкция Минюста № 19 от 06.02.2019 детализирует порядок работы с электронными документами в организациях.

3. Ведомственный уровень (налоговый) — Постановление МНС № 15 от 25.04.2016 устанавливает специальный порядок создания, выставления, получения, подписания и хранения электронных счетов-фактур.

Соблюдение установленного порядка хранения электронных документов и счетов-фактур является обязанностью плательщиков, за нарушение которой предусмотрена административная ответственность по статье 14.6 КоАП Республики Беларусь.