В каких случаях электронный первичный документ принимается для целей налогообложения в Республике Беларусь?

Ответ

Правовое основание

Вопрос об условиях принятия электронных первичных документов для целей налогообложения регулируется пунктом 10 статьи 22 Налогового кодекса Республики Беларусь (Общая часть) от 19 декабря 2002 г. № 166-З «Обязанности плательщика» (в редакции Законов Республики Беларусь от 30.12.2022 № 229-З и от 13.12.2024 № 47-З).

1. Общие требования к первичному документу

Прежде всего, любой первичный учетный документ (в том числе электронный) принимается для целей налогообложения, только если он содержит обязательные сведения:

• наименование документа, дату его составления;
• наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, физического лица, являющегося участником операции;
• содержание и основание проведения операции, её оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;
• должности лиц, ответственных за правильность оформления и содержание операции, их фамилии, инициалы и подписи.

При этом иные требования, установленные законодательством к порядку заполнения первичного учетного документа, не являются условием его принятия для целей налогообложения.

2. Специальные условия для электронного первичного документа

Электронный первичный учетный документ принимается для целей налогообложения при совокупном соблюдении двух условий:

1. Документ создан, получен и (или) передан через специализированную государственную информационную систему:

   • до 31 декабря 2024 г. — с помощью автоматизированной информационной системы «Выставление счетов» (АИС «Выставление счетов»);
   • с 1 января 2025 г. — через портал электронных счетов-фактур (переход осуществлён Законом Республики Беларусь от 13 декабря 2024 г. № 47-З).

2. Документ подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь об электронном документе и электронной цифровой подписи.

3. Практическое значение

• Электронный документ, созданный вне указанных систем (например, скан-копия бумажного документа, PDF-файл, документ в коммерческих системах ЭДО сторонних операторов), не признаётся электронным первичным документом для целей налогообложения и может приниматься лишь как обычный первичный документ при соблюдении общих требований к его содержанию.
• Несоблюдение хотя бы одного из условий (отсутствие ЭЦП либо создание/передача вне АИС «Выставление счетов» / портала электронных счетов-фактур) лишает документ статуса электронного первичного документа, принимаемого для целей налогообложения, что влечёт риски непризнания налоговым органом подтверждаемых им расходов и вычетов НДС.

Источники

1. Налоговый кодекс Республики Беларусь (Общая часть) от 19.12.2002 № 166-З, ст. 22, п. 10 — https://etalonline.by/document/?regnum=hk0200166#root#part-1#section-1#chapter-2#article-22
2. Налоговый кодекс Республики Беларусь (Особенная часть) от 29.12.2009 № 71-З (в части требований к документам, подтверждающим вычеты НДС и затраты) — https://etalonline.by/document/?regnum=hk0900071
3. Закон Республики Беларусь от 13.12.2024 № 47-З (изменения в НК в связи с переходом на портал электронных счетов-фактур с 01.01.2025).

Примечание: точный текст пункта 10 статьи 22 НК в актуальной редакции рекомендуется дополнительно сверить по официальному тексту Кодекса на Национальном правовом Интернет-портале (pravo.by / etalonline.by), поскольку редакция нормы изменялась в конце 2024 года в связи с внедрением портала электронных счетов-фактур.