В каком порядке оформляются дела для передачи в архив Республики Беларусь?

Порядок оформления дел для передачи в архив (по законодательству Республики Беларусь)

Предварительное замечание. В подключённой базе кодексов профильного закона об архивном деле нет, поэтому ответ изложен на основании действующих актов Министерства юстиции Республики Беларусь и официальных разъяснений БелНИИДАД (архивы.gov.by).

1. Правовая основа

• Закон Республики Беларусь от 25.01.2022 № 225-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (опубликован на Национальном правовом Интернет-портале pravo.by, февраль 2022 г.) — базовый акт, устанавливающий обязанность передачи документов Национального архивного фонда на постоянное хранение в государственные архивы по истечении сроков временного (депозитного) хранения, но не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством;
• Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (в редакции постановления Минюста от 10.01.2024 № 2), глава 15 — порядок и организация передачи дел в архив организации (текст прежней редакции: http://pravo.levonevsky.org/bazaby11/republic11/text926/index3.htm);
• Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143, глава 12.

2. Какие дела подлежат передаче

В архив организации передаются дела:

• постоянного хранения;
• временного (свыше 10 лет) хранения;
• по личному составу.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (исключение — по решению руководителя организации).

3. Этапы оформления дел

Этап 1. Экспертиза ценности документов. Отбор дел проводится центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации путём полистного просмотра дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела с истекшими сроками хранения выделяются к уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Этап 2. Полное оформление дел. Дела, передаваемые в архив, подлежат полному оформлению, которое включает:

• подшивку (переплёт) дела — как правило, не более 250 листов при толщине не более 4 см;
• нумерацию листов арабскими цифрами в правом верхнем углу (чертежи, схемы, фотографии нумеруются на обороте);
• составление внутренней описи документов дела (для дел, требующих учёта по внутреннему содержанию);
• составление листа-заверителя дела (заверительной надписи с указанием количества листов цифрами и прописью, подписи составителя, даты);
• оформление обложки дела: наименование вышестоящей организации (при наличии), наименование организации, структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре дел, заголовок дела, даты (годы), количество листов, срок хранения, номер по описи.

(Частичное оформление — только реквизиты обложки — производится при заведении дела в делопроизводстве: п. 180–181 Инструкции, п. 71 Правил работы архивов.)

Этап 3. Составление описей дел. Составляются отдельные описи: дел постоянного хранения; дел по личному составу; дел временного (свыше 10 лет) хранения. Описи содержат порядковые номера дел, заголовки, крайние даты, количество листов, примечания. Описи рассматриваются и одобряются ЦЭК (ЭК) организации; описи дел постоянного хранения и по личному составу согласовываются с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) и утверждаются руководителем организации.

Этап 4. Передача дел в архив организации. Дела передаются по описям под расписку сотруднику архива не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством. Архив сверяет наличие дел и проверяет правильность их оформления; при обнаружении недостатков дела возвращаются на дооформление.

Этап 5. Передача в государственный архив. Дела постоянного хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив по утверждённым описям, с оформлением акта приёма-передачи документов на хранение; государственный архив проверяет физическое состояние документов и их соответствие описям.

4. Электронные документы

Электронные документы передаются в архив в виде информационных объектов (контейнеров) с метаданными по описям электронных документов с учётом требований Закона № 225-З и актов Департамента по архивам и делопроизводству Минюста.

Источники

1. Закон РБ от 25.01.2022 № 225-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» — pravo.by.
2. Инструкция по делопроизводству (пост. Минюста от 19.01.2009 № 4, в ред. от 10.01.2024 № 2), гл. 15 — http://pravo.levonevsky.org/bazaby11/republic11/text926/index3.htm
3. Правила работы архивов государственных органов и иных организаций (пост. Минюста от 24.05.2012 № 143), гл. 12.
4. Разъяснения: https://www.spok.by/izdaniya/ya-spok/kak-peredavat-dela-v-arxiv-organizacii ; https://www.spok.by/izdaniya/ya-spok/kak-oformit-oblozhku-pri-podgotovke-dela_0000000 ; https://archives.gov.by (презентация БелНИИДАД, 31.05.2024).

⚠️ Номера конкретных пунктов приведены по действующей редакции; перед практическим применением рекомендуется свериться с актуальным текстом актов на etalonline.by / pravo.by, поскольку нумерация пунктов могла измениться в редакции 2024 года.