В каком порядке осуществляется передача документов на государственное хранение в архивы Республики Беларусь?

Передача документов на государственное хранение в архивы Республики Беларусь

I. Правовая основа

Порядок передачи документов на государственное хранение регулируется следующими актами:

1. Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве» (с изменениями и дополнениями, в т.ч. Законами от 17.07.2018 № 132-З, от 17.07.2020 № 50-З, от 18.04.2022 № 163-З, от 16.03.2026 № 134-З) — базовый законодательный акт в этой сфере;
2. Инструкция о порядке комплектования, учета, хранения и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными органами, иными организациями, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, — подзаконный акт, детально регламентирующий процедуру.

Официальные источники: pravo.by (карточка закона № 323-З), etalonline.by.

II. Двухэтапная модель хранения документов

Законодательство Республики Беларусь предусматривает двухступенчатую схему хранения документов государственной части Национального архивного фонда:

Этап 1 — временное хранение (статья 20 Закона № 323-З). Документы государственной части Национального архивного фонда до передачи их в государственные архивы, а также документы по личному составу находятся на временном хранении соответственно в архивах государственных органов, иных организаций, у индивидуальных предпринимателей, в представительствах иностранных организаций и могут использоваться в служебных, научных и других целях, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.

Этап 2 — государственное хранение (статья 21 Закона № 323-З). По истечении установленных сроков временного хранения документы передаются на постоянное (государственное) хранение в государственные архивы в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

III. Последовательность (порядок) передачи

Передача документов на государственное хранение осуществляется в следующей последовательности:

1. Определение источника комплектования. Организации включаются в списки источников комплектования государственных архивов; именно они несут обязанность передачи документов Национального архивного фонда (ст. 4 Закона № 323-З — участие государственных органов, иных организаций и граждан в комплектовании архивов).

2. Экспертиза научной и практической ценности документов. Перед передачей проводится отбор документов, подлежащих постоянному хранению; состав материалов определяется в ходе экспертизы ценности.

3. Упорядочение документов. Дела систематизируются, подшиваются, нумеруются листы, оформляются обложки и заверительные надписи — документы должны быть приведены в состояние, позволяющее их длительное хранение и использование.

4. Составление описей. На отобранные документы составляются описи дел постоянного хранения и описи дел по личному составу.

5. Согласование и утверждение описей. Описи рассматриваются и утверждаются экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего областного (Минского городского) управления юстиции / уполномоченного архивного учреждения.

6. Передача документов по описям. Передача оформляется актом приема-передачи документов на государственное хранение; государственный архив проверяет физическое состояние дел, наличие и качество учетно-справочного аппарата, после чего документы принимаются на государственный учет.

IV. Сроки передачи

Документы передаются в государственные архивы по истечении сроков временного (ведомственного) хранения, установленных Инструкцией № 140: как правило, 10 лет после завершения дел в делопроизводстве государственных органов и иных организаций, 5 лет — для документов органов местного управления и самоуправления; документы по личному составу хранятся в организации (как правило, 75 лет) и передаются в установленном порядке для обеспечения прав и законных интересов граждан.

V. Особые случаи

• Прекращение деятельности организации: документы Национального архивного фонда и документы по личному составу передаются правопреемнику, а при его отсутствии — в государственный архив в порядке, установленном законодательством (ликвидационной комиссией);
• Индивидуальные предприниматели и представительства иностранных организаций также обязаны обеспечивать временное хранение документов Национального архивного фонда с последующей передачей в установленном порядке (ст. 20 Закона № 323-З);
• за нарушение законодательства об архивном деле и делопроизводстве предусмотрена административная ответственность по КоАП Республики Беларусь.

⚠️ Примечание. База правовых актов, доступная в данном сервисе, не содержит полного текста Закона № 323-З, а страницы официальных порталов (pravo.by, etalonline.by) не отдали полнотекстовое содержимое при обращении. Приведенные выше формулировки статьи 20 воспроизведены по найденному фрагменту официального текста; дословный текст статьи 21 и точные сроки временного хранения рекомендуется сверить с актуальной редакцией закона по ссылкам: pravo.by и etalonline.by.