Ведение журналов и нарядов в судах Республики Беларусь

1. Правовая основа

Организация делопроизводства в судах Республики Беларусь строится на двух уровнях регулирования:

1.1. Законодательный уровень. Базовые требования к судейскому делопроизводству закреплены в Кодексе Республики Беларусь от 29 июня 2006 г. № 139-З «Кодекс Республики Беларусь о судоустройстве и статусе судей». В частности, статья 13 устанавливает, что судопроизводство и делопроизводство в судах Республики Беларусь ведутся на белорусском и (или) русском языках (https://etalonline.by/document/?regnum=hk0600139).

1.2. Ведомственный (отраслевой) уровень. Непосредственный порядок ведения журналов и нарядов в судах детально регламентируется Инструкцией по делопроизводству в судах Республики Беларусь, утверждаемой Верховным Судом Республики Беларусь совместно с Министерством юстиции Республики Беларусь (с последующими изменениями и дополнениями). Именно этот акт определяет номенклатуру журналов и нарядов, правила их заполнения, хранения и передачи в архив.

⚠️ Важно: текст указанной Инструкции не представлен в использованной правовой базе, поэтому ниже излагаются общие, устоявшиеся правила судебного делопроизводства; точные реквизиты и текущую редакцию Инструкции рекомендуется сверить по эталонному банку данных правовой информации (etalonline.by / pravo.by).

2. Основные понятия

• Журнал — учётная форма (книга установленной формы) для регистрации поступающих и отправляемых документов, движения дел, обращений граждан и иной корреспонденции суда.
• Наряд — дело, сформированное из исполненных документов по однородным вопросам (темам), подшитых, пронумерованных и помещённых в обложку установленной формы.

3. Порядок ведения журналов

1. Регистрация документов производится в день их поступления в суд либо отправки (входящая/исходящая корреспонденция, судебные дела, обращения граждан и юридических лиц).
2. Записи ведутся на белорусском и (или) русском языке (ст. 13 Кодекса о судоустройстве и статусе судей), разборчиво, без пропусков; исправления оговариваются и заверяются подписью работника, ответственного за ведение журнала.
3. Виды журналов, как правило, включают: журналы учёта входящей и исходящей корреспонденции, учёта дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, учёта движения (передачи) дел, учёта обращений граждан, учёта исполнительных документов, а также журналы учёта печатей, штампов, бланков строгой отчётности.
4. Прошивка и оформление: журналы прошиваются, листы нумеруются, количество листов заверяется подписью и печатью суда.
5. Ответственность за ведение журналов возлагается приказом председателя суда на конкретных работников (секретарей судебных заседаний, секретарей суда, начальника отдела/канцелярии); общий контроль осуществляет председатель суда.

4. Порядок ведения нарядов

1. Формирование: исполненные документы группируются в наряды по однородным вопросам в соответствии с номенклатурой дел суда.
2. Оформление: документы подшиваются в обложку, листы нумеруются; на обложке указываются индекс наряда по номенклатуре, заголовок, даты начала и окончания ведения, количество листов.
3. Хранение: наряды хранятся в суде в течение сроков, установленных перечнями типовых документов и ведомственными перечнями с указанием сроков хранения, после чего передаются в архив суда, а затем — в государственные архивные учреждения в установленном порядке.
4. Выдача документов из нарядов, как правило, не допускается; во временное пользование наряды выдаются под расписку с контролем возврата.

5. Контроль и ответственность

Контроль за состоянием делопроизводства, правильностью ведения журналов и нарядов осуществляют начальник отдела (канцелярии) суда и председатель суда. Работники, виновные в утрате документов, ненадлежащем ведении учёта, несут ответственность в соответствии с законодательными актами Республики Беларусь.

Источники:

• Кодекс Республики Беларусь от 29.06.2006 № 139-З «Кодекс Республики Беларусь о судоустройстве и статусе судей», ст. 13 — https://etalonline.by/document/?regnum=hk0600139
• Инструкция по делопроизводству в судах Республики Беларусь (утв. Верховным Судом и Минюстом; текст не найден в базе — реквизиты подлежат уточнению на etalonline.by / pravo.by)