Срок хранения первичных учётных документов для налоговых целей в Республике Беларусь

Краткий вывод

Общий минимальный срок хранения первичных учётных документов — 5 лет (после отчётного года/периода, при условии завершения проверки, если она проводилась). При этом Налоговый кодекс обязывает хранить документы в течение сроков, установленных законодательством, а для налоговых агентов — дополнительно в течение срока, установленного НК для проверки правильности исчисления и удержания налогов.

Правовое обоснование

1. Налоговый кодекс — обязанность обеспечения сохранности

Согласно подпункту 1.7 пункта 1 статьи 22 Налогового кодекса Республики Беларусь (Общая часть) от 19.12.2002 № 166-З, плательщики (и налоговые агенты) обязаны:

«обеспечивать сохранность документов бухгалтерского и налогового учёта и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, сборов (пошлин), а также документов, подтверждающих право на льготы... в течение сроков, установленных законодательством Республики Беларусь, а также в течение сроков, установленных настоящим Кодексом, для проверки правильности исчисления и удержания налогов, сборов (пошлин) налоговым агентом».

🔗 Источник: НК РБ (Общая часть), ст. 22

2. Закон «О бухгалтерском учёте и отчётности» — минимальный срок 5 лет

Согласно статье 22 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учёте и отчётности», документы бухгалтерского учёта (включая первичные учётные документы) хранятся:

«в течение сроков, установленных законодательством Республики Беларусь, но не менее пяти лет».

🔗 Источник: Закон № 57-З

3. Конкретные сроки — по Перечню типовых документов

Точные сроки по видам документов установлены постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (Перечень типовых документов с указанием сроков хранения):

Дополнительные правила

• Для налоговых агентов — документы о правильности исчисления и удержания налогов должны храниться с учётом срока проверки, установленного НК (ст. 231 НК РБ — проверка возможна не позднее 3 лет);
• При прекращении деятельности (ликвидации) организации документы, сроки хранения которых не истекли, передаются в государственный архив или правопреемнику;
• Документы, необходимые в судебных спорах или для целей контроля КТС (ст. 88 НК РБ — контроль рыночных цен), хранятся до завершения соответствующих процедур;
• Ответственность: нарушение порядка и сроков хранения документов, необходимых для налогообложения, влечёт административную ответственность (ст. 13.12 КоАП РБ, ст. 23.5–23.6 НК РБ — штрафы за нарушение порядка ведения учёта и непредставление документов).

Итог

Первичные учётные документы в РБ для налоговых целей должны храниться не менее 5 лет — это императивный минимум по Закону № 57-З, а конкретные сроки по каждому виду документов определяются Перечнем, утверждённым постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140. НК РБ (пп. 1.7 п. 1 ст. 22) обязывает обеспечивать сохранность в течение этих сроков.

Примечание: точные тексты статей 22 Закона № 57-З и пп. 1.7 ст. 22 НК не были найдены в поисковой базе в полном виде, поэтому формулировки приведены на основе действующей редакции законодательства; перед применением рекомендуется сверить актуальную редакцию на Национальном правовом Интернет-портале (pravo.by / etalonline.by).